イベント運営に関する領域・チーム区分に関するメモ書き。

割と成長させていただいている気がするなあ。大規模になると大変。今が一番忙しいが、終わったら絶対書かない(思い出したくない)状態になるはずなので、今メモする。

ちょっと全部詳細まで整理しきれてませんが一度投稿しちゃいます。

全体的に

運営側として必要だなとおもうこと。

①決めるという姿勢

地方あるある=決められない。誰が「じゃあ、こうすることで【決定】しましょう」と言えるか。

もうこれはなし。議論しない。あるいは、これは重要だから徹底的に議論しよう。

時間の使い方にメリハリを。不要な議論は避けたい。もちろん、そんなことは常識としてできていなくてはいけないかとは思いますが。

②負荷フェーズを知っておく

森もやっと、大規模イベントの全体像、というものを大体経験できたかなという感じです。ここまでくると、あ、俺一人では絶対に回らないんだなという確信めいたいものがあり、逆に爽快。

そのときに大事なのが、どこで人(工数)が必要なのか?ということをマネジメント層が理解しておくことと、負荷フェーズをきちんと平準化していくこと。今回は全くできなかったけど…。

③任せる姿勢

自分たちがはじめた!!という意識があると、他の人に任せることができない場合が多い。全て相談されてたら体がいくつあっても足りない。大胆に任せたい。

少なくとも今は社長がチームを組んで事務局として動いている(出店者まわりも含め)。それは熱意は伝わるかもしれないが、継続性や収益性の観点からいって、とてもよくないと感じている。適切に継続するために「任せる」意思を。

誰に任せるのか、はまた別問題。

④モチベーションをあげようという意思

忙しくなってくると、以外に「出店者」のことが全く見えなくなってくる。イベントをやる以上、常に出店者をモチベート・エンパワメントする意識は必ず持つ必要ある。

当然ながら、メディア露出状況を伝えるとか、こんなイベントやってきましたよとか。以外に、出店者同士も改めて話す機会は少ない。WS等、何をすると楽しいか、相談してみたりとかするグループワークも楽しいかも。

また、コンセプトなどは何度説明してもし足りるということはない。こんな思いでやっています、という芯。あるいは、出店者マネジメントチームが、一緒にイベントをつくりあげていこう!という機運を生み出せると本当にいいイベントができるとおもう。

⑤組織体とマネジメントについて/インターンやプロボノ

結構、イベントだと複数企業やボランティアスタッフ等も関わり、専任という人は少なくなる。これはなかなか大変。もしかしたら商工会議所青年部等のイベント運営はこういう感じなのかもとは思う。そういう関係性で進んでいくんだ、というのは今のところ、やっと肌身をもって実感しているところ。

適切に、いつ動けて、どんな風に動いてくれるのか、誰が全体をマネジメントし、どうフォロー入れていくのかみたいなこと、きちんと考えていかないといけない…。こちらは、僕の能力も理解もまだまだ追いついていません。

正直すごく難しい。例えばインターンであれば、どのように成果を実感してもらうか、どのように成長・まなびを定義してあげるか。部下なら毎日来るから任せやすいが、では一週間だったら?あるいは、週に1回×3ヶ月だったら?いろいろな目線で、どう動いてもらうべきかきちんと考える必要ある。

 

必要な領域について

以下、全部にリーダーが必要な気がする。これでもまだまだ見えてない部分があるのかな…と思うと、イベントって超スゴい。オリンピックとかどうなるんやろう。

一旦、今回のイベントベース(準備期間:半年くらい、組織体制:出店者100いかないくらい、合同企画3,4つくらい、内部コンテンツ10くらい)とイメージして、期間とかもなんとなく記載しておきます。

①全体:企画・マネジメント(幹部組織)

・体制
幹部会議体としては4,5人が限度か。
多分来年からはエリアごとのリーダー含めて会議体組織?(→10人くらい?)
・スケ感
今年は超忙しかったけど、できるだけ忙しくないべき。まずは初期に企画書制作のタスク負担有。あとはレギュラーでMTG必要。
イベント前1,2ヶ月は、連携企画の依頼(今回はメディア、トークイベント、レンタサイクルの連携企画等)やイベント出店(東京でのPRイベント×3ほどあった)等での出張多発。3,4日にわたる場合も多い。

■企画
言わずもがな。かつ上流のためそこまで忙しくはないのではと。

たぶん、基本的には企画体→決定機関になっていくハズ。ここのメンバーは、決定したり、謝ったり、直接提案・交渉したり、イベントに出向いたり、メディアに出たりと、割と動くことも多いハズ。できるだけ体はあけとける体制整える。

■マネジメント
マネジメントはマネジメントでかなり知見が必要だと思うのだけど、今回まではほとんど森がプレイヤーになってしまっていたので、また来年に譲りたい。

とはいえ、スケジュール、進捗管理、課題(未決定事項)管理、担当/スコープ管理、イレギュラー対応…等必要なハズ。

ちなみにビジネスあるあるかとは思うけれど、ゆうて全体を一度経験していないと、どこで何が起こるかわからなくて、スケジュール見ながら「え、まだ余裕じゃん」とか思ってしまう。絶対そんなことはない。

②全体:協賛/補助金・助成金申請等

・組織体:
・協賛:基本的には幹部組織から2,3人。
・申請系:幹部or直下くらいで1人専任でつくくらいのイメージ?
・スケ感:
初期段階(1,2ヶ月目)に色々回る/書類制作することになりそう。全体の企画書制作とも並行して対応になるハズ。基本的には幹部組織と同一かと思っていて、協賛・申請関連→広報イベントへ、と流れるとある程度負担は平準化されるか。

 

基本的には途中(4ヶ月前くらい?)までの業務になる(したい)。
←事前配布チラシには100%入れ込んでいきたい/予算にも関わってくるため。

提案はタフ。一方、うまくメリットを明示できると、お金だけではなく、飲食の提供やイベントの提供(イベント内で行政主催のイベントを入れ込んでもらい、コンテンツへ)など、イベントに対してかなり前向きに関わってもらえる可能性も。
→この目線を持って提案するの大事。

お金は出してもらえなくても、何かやってもらえないか?的な。
・行政なら、イベント予算を直接イベントには渡せないが、
行政主催の企画を、イベントに入れ込むことができることも。
・マスコミ・メディアは、企画として特集組めたりできると最高。

その他、補助金や助成金の申請等(フロー的には企画からの流れになるか。)もここになるはず。予算のカナメになるし、提案業務なので上流かつ重要な部分になる。基本的には内部かつ上の人が担うことになるか?

お金に関わることなので、(特に大きい組織の場合)処理にはかなり時間がかかる。早めかつどんどん確定させる姿勢が必要。案外、チラシへのロゴ提供等が面倒だったりする。

③コンテンツ:出店者マネジメント

・体制:もちろん動ける工数にもよるけど、各エリア合計で5-8人くらい欲しかった感じ。(割ける工数次第だけど、1人あたり10社程度におさえたいところ。)
・スケ:各フェーズごとの納期が大変。各領域との連携も常にあるため、基本的にはずっと専任でリーダーでつく感じになると思う。
①初期:出店参加申込/情報収集フェーズ(2ヶ月目末くらいに区切り?)
WS相談や情報の精緻化、写真撮影等で、特に末近くはそれなりに忙しいハズ。とはいえ、リーダー1人に10社程度であれば、仕事しながらでもそこまでは支障ないのではと。
②中期:情報修正フェーズ(4ヶ月目末くらいに区切り?)
それぞれFIXさせるのは割とタフ。この時点でWEB・チラシ掲載内容をFIXして回していきたいので、丁寧に進めるのは割と大変なはず。制作等滞って緊急連絡対応増えると辛い。
③終盤:配布物・お金とか
地味に足使って回らなくてはいけないかもしれない。そうなると結構大変!

(出店者会議は事務へ)
イベント大規模になると、このチームは組織体がどうしても超デカくなる。産業観光系は、連絡FAXベースの場合もあり、やりとりや情報整理大変。各エリアやジャンルごとに担当者必須。飲食はまた別途担当者がつくべき。保健所はそもそも、多分店舗側に許認可取得任せるべきだけど、それでも色々と大変。

本来は、ここに人足投入して、各担当者がWSの企画なども一緒に考えるなど大事なのではと思う。結構二人三脚的にイベントの将来をつくっていくポイントになるのでは。

■フェーズを区切る
大事なのは、スケジュールになるべく余裕をもって、かつ大胆にフェーズを「期限」で区切ること。(具体的には、「出店参加申込フェーズ」「情報収集フェーズ」「情報修正フェーズ」の大きく三種類か。)

そうしないと、全方位に迷惑。(特にWEB・パンフ・広報・什器(店舗看板)…etc)逆にコンテンツチームへも、出店者チームから「ここより先は、出店者に関わるイベントはつくらないでね」的な刺しは必要な気がする。

■やりとりの注意点
基本的に、確認事項超多い。全体よく確認して、本当に必要なときだけ確認に入るようにしないと、やりとり無限に。

必要データは事前に整理。
・WEB、チラシ、プレスリリース、なんの情報が必要か?
…WEB/パンフは、テンプレートを必ず先に一社分作りたい。事前にできるだけ多くの目線入れて「この情報が欲しい」とか明確化。出店依頼シート時に全部含めて依頼できるのが理想。(特に、チラシは説明文の文字数に制限あるのに注意!)
・必要備品(はっぴやシール)、企業参加可能性のあるコンテンツ、どのようなものが考えられるか?
・お金関連、配布物など、集まったときにまとめて処理できるように連絡投げる。(出店料等)→会計、パンフ、装飾チームとスケジュールすり合わせたい。

★全情報(画像やロゴも含め)が、3ヶ月前くらいには全部FIXしているくらいの強い意思で臨んでほしい…。(→だが、コンテンツや装飾デザインの兼ね合いで、絶対全てはそううまくはいかない。)

・担当者は直感的な感覚も含め担当は全社完全に握っておく必要あり。(大規模組織の場合、WEBやチラシ掲載に承認が必要な場合も多々ある。そういったところはおさえておき、できるだけ早めにチェック入れてもらえるようスケジュール組みを。)

・また、やりとりが遅くなったり煩雑になったりすると、出店者に迷惑をかけてしまう。やりとりはできるだけまとめて。正確に。丁寧に。

③コンテンツ:外部連携や連携イベント担当

・体制:たぶん1,2人?(1人あたり3,4つ)。
・スケ感:
そもそも初期は幹部組織が動く必要あるはず。3ヶ月目以降から担当つく感じか。こちらもチラシ情報〆切(=情報FIX)の納期でやりとり増え忙しくなるはず。(基本は出店者マネジメントとスケ感は同様)

★外部連携てのは、会期中同時開催となるイベント担当者とのやりとり等。
→トークショーで人呼ぶ、とかはコンテンツ側で処理。
→事前の広報イベント関連は事前広報イベントで処理。

特に同時場所で何か開催する場合は案外やること超多い。
・交通の連携
・広報の連携(チラシ配って・配ります/チラシ用素材下さい・あげます)
・会計管理(バス運営や警備は半分お金持ってよ)
・掲載してもいいか→文章確認してください→修正
・雨天時どうするの/運搬撤収連携
…などなど。お金関わるものなどは交渉もタフ。とはいえ、産地とのコラボレーションなど、先に繋がるケースがあったり、お金的にも大事だったりして、重要。必要なもの明確に見据えて早め早めに。

また、行政との連携イベント等もここに入るか。書類のやりとり等発生するとかなり大変。

その他、宿泊関連との同時期イベントや特別チケットなど、できることは提案ベースでも超たくさんある。イベントの先々見据えて、必要なもの・必要な取り組み考えて進めていけると理想。

④コンテンツ:会期中コンテンツ

・体制:3,4人は欲しい(1人2,3コンテンツくらい)
・スケ:
・3,4ヶ月目くらいに企画内容詰めがピーク
・終盤は準備スケジュール、人員配置、什器設営チームとのやりとりが大変。

基本的な内容は上流で検討・提案したものを、担当者が企画詰めていくイメージ?チラシ制作スタート前までに全部出揃っているようなイメージになるか。外側への見え方的に、コンテンツがイベントのコンセプトを明示する必要があり、重要。

わりと、先が予想しづらいため、難しい領域。これで終わり!というものがなく、これやりたい!これやるべき!などでやることが増えたり減ったりする。積極的に「する/しない」を決定していける態度必要。

更に、コンテンツは早めに決めないと講演者(講演で呼びたいような人は基本忙しい。)や広報、什器設営に超響く。コンテンツ決定後は、早めに必要物とか出演者とか決めてしまった方が楽かも。

有料にする場合はチケットや別途広報、FBイベントページ制作等も必要。お金が関わる系(本来どの領域に入れるかはまた置いといて。有料トークイベントやお土産ショップなど)とか、出店者とやりとりが必要になるものは、工数すごく増えるので気をつける。お金の管理とか、出席者管理とかは超大変なハズ。

また、どこかで当日に向けて「イベントの進行表(準備・撤収含め)」「必要な備品・人員」「確認事項」の三種を用意必要。什器・設営や人員チームとの兼ね合いにもなるため、これらは早め早めに準備して回せるように…。(5ヶ月目末では遅い?)

④広報:広報/SNS

・スケ(広報全体)
・素材・スケジュール整理(3ヶ月目末)
・プレスリリース制作、送付(4ヶ月目)
・チラシ送付(5,6ヶ月目)→一時的に負荷大きい
・イベント出展等(4-6ヶ月目)
・忙しさ:
・各種締め切り後の情報整理が負担。
・イベントを打つ(⑤)場合、色々と動く必要があり超忙しくなる時期あり。
・チラシ等配布は超大変。
・プレスリリース後、記者会見後等忙しい。とかとか?

・SNS:広報戦略をたてて運用。SNSの投稿スケジュール決めたり、投稿内容検討したり、ハッシュタグや、投稿のリーチ数見たり。レギュラーでスケジュールが切られるため、SNS運用は結構たいへん。投稿って必須ではない(受身ではない)ので、普通にスルーしてしまいがち。どうやって運営するかきちんと定義しないと、SNS運営は一瞬で失われる。

・情報の整理・整頓と、素材の整理・整頓は結構手間。(コンテンツや出店者との連携も必要)
・外部への情報窓口になるだけではなく、全開催情報や素材を握っている人、みたいな役目を果たしてくれると超良い。
・実績として次年度以降につながるため、メディアなど露出先は適切にドキュメント化しておく必要あり。
・広報素材系を適切に管理して共有しやすくできるかが鍵。
→これまでのところ、配布等と抱き合わせでいけるような印象。
事務局をしているとどうしても目の前の作業に比べて「必須ではない」ように感じてしまう、というところが意外に難しい。
→写真や映像要員の確保はここに入ってくるか?
・自主企画イベント(プレスツアー)もここか。
・当日の行政や団体視察等も入る予定あり。
森は経験してないけど、調整するのは結構大変ではと。

⑤広報:外部イベント

以外に負担が大きい。
何するか?什器は?ロジや経理、宿泊は?
向こうの担当者とのやりとりも地味にタフ。
文章校正、ワット数、広報物、広報支援依頼など。要するに、開催するイベントの縮図なわけなので、什器チームや装飾、デザインチーム等とやりとりが必要になってくる。結構たいへん。

また、実際に「人がイベントにいかなくてはいけない」場合が多々あるため、内部体制に与える影響は大きい。調整等も大事なので、運用しっかりと。

⑥広報:配布

重要な割に軽視されがちになってしまう。もちろん広報なんだけど、広報内に絶対配布チームの確保が必要だと思う。見えづらいが、存外に工数が本当にめっちゃ多い。

<プレスリリース>
・プレスリリースの送付…郵送対応や、ネット上でも個別送付など、超大変。

<チラシ>
・チラシの郵送…各出店者に渡すのとか、どうするの?
超重要だし、超大変。場合によっては足で回る必要もある。
ちなみに、郵送は忘れがちだけど何件も送るとものすごいお金がかかる。
・県施設、市施設、大学や学校や文化施設、駅や大規模商業施設
・カフェや雑貨屋/
・その他今後に連携できる可能性のあるところ
・各メディア。

<ポスター>
・ポスターはりのお願い
→ポスターって、直接の流入にはならないが、認知(ATTENTION)としてはやっぱり強い。ポスターを何度か見た後でチラシを受け取ると、いこう熱はかなり高まる。

<各種出席依頼等>
・記者会見の連絡
・レセプション出席依頼
→かなり事前から広報スケジュールたてて各所日程おさえていけると超最高。

⑦広報:WEB/パンフ

→特にパンフは全部門と連携必要。情報整理と確認類が超大変。
2ヶ月前くらいには全ての面で情報収集が終わって、落ち着いて取り組める状態にしておく必要があるかも。(=出店者、コンテンツ、交通(バスとか)系と確実にスケジュール握ってFIXさせていく必要あり。)
★とにかく、スケジュール切りまくる姿勢。
絶対に全て情報確定してから制作スタートする。あとで絶対修正入れさせない、という強い意思と、出店者チームとの完璧な合意!あとで修正することほど、大変かつ漏れやすくもったいないことはない。

負荷でかい。

 

⑧準備・設営:什器・設営関連(机・屋台、椅子、インフォメーション、電飾、排水…)

→コンテンツや出店者との横断領域になる。什器の移動等もある。
特に上流は多少専門スキル必要。建築/木工系?
…それサイズいくつ?とか、雨天時どうする?とか、これ設営何人必要?とか、
排水・電気どうするのとか、緊急時のこと、燃えやすいもの、リースのこと、その他もろもろ…
イベント開催直前の準備スケジュールも基本的にはここが担うことになるので、
ある程度準備を万端にして人員や装飾との連携とる必要あり。
(やることは多いけど、装飾とは一緒でもいいかもしれない…)
…地味に事前イベントや、駅/出先案内ブースなど、ちょいちょい重めのタスク振ってくる。

⑨準備・設営:装飾(はっぴやTシャツ・幕・ブース・今回はシール等)

発注数の確認や外部発注出てくるため、正確かつ早め早めの対応が必要。
もうちょっと言うと、全社に関わるものは
「こういうのあったらいい」という提案をとにかく早めにFIXしないと超大変。
(こういうの欲しいFIX→デザインFIX→各社数量確認FIX→発注→全社配布)
特にデザイン部分がチラシ制作ピークと被ったら炎上。
…什器と一緒でもいいかも。

⑩準備・設営:設置備品(店舗看板、のぼり、駐車場看板等)

事前に爆弾のように工数負荷かけてくる。
しかも交渉領域多岐にわたり、高い処理能力求められる。
(交通関連/什器関連/デザイン関連/その他行政や警備会社等)
のぼりを配置する工数、看板をそれぞれ整備する工数(そもそも、看板、ちゃんと数用意してある?とか)、駐車場看板、マップの番号と紐付けておくとか、どこに置くのとか、回収は?強風時は?何本作るの/何個必要なの→場合によっては什器チームが制作に入る場合も。
もちろん事前に駐車場関連とか全て合意できているのが◯だけど、そこまで完璧に進められることは稀かと思う。スケジュール切ることももちろんだけど、絶対にここの人手が必要になることを見越して、ある程度人足用意しておくor困ったときのこの人達!!みたいな人たちが絶対必要。(フロー的には交通/駐車場チーム。)

⑪準備・設営:交通・駐車場関連

(かなりタフ。管理の大変さに比べて評価が見えづらい。)スタートは遅くてもそこまでめっちゃ問題ではないが、
10月等イベント時期はバスが不足する。早めの打診必要。
駐車場確保、バス連携、タクシー連携、
当日駐車場警備人員の確保、荒天時対応、その他もろもろ…
→臨時バス等組む場合、時刻表の制作とか、電車との連携とか割と負担デカい。
・レンタサイクルのことも。

 

⑫準備・設営:装飾その他デザイン(幕、看板、のぼり等)

自分たちでやる場合、デザイン面なので確実にパンフと抱き合わせになる。
=ピークがかぶると超大変。

あえて、ここに工数があるよという意味で「広報WEB・パンフ」と分けたけど。

⑬準備・設営:人員・当日運営

→まず人員確保が割と大変。その後、運営シフトやスタッフの個別連絡等を考えると、地味に大変。
→基本的には設営と抱き合わせになるのがわかりやすいはわかりやすい。
とはいえ、スタッフの総合窓口となるリーダーは必要。
→スタッフはイベントのことを完璧に知っているわけじゃない。色々と言語化して整備しておくことが必要。(この出店者はどうとか、今ならここはすいてるかも、子連れはここなら楽しめる、授乳室は?喫煙は?駐車場いっぱいになったらどこ?)→かなりイベント自体に精通している人がやらないと厳しい。

⑬事務:予算管理、会計処理

担当者が情報を完璧に握っておく必要あり。
ここがしっかりしていると、地味に判断スピードがめっちゃあがる。
それは資金的に絶対ムリなのでやめてくださいとか。

⑭事務:その他

・アンケートとか(出店者、来場者、売上報告等)
→来年度実績や改善に使うため結構大事
・会議関連
会議開催の連絡、会議体の設定、議事録の制作、TODO割振
・情報整理
・各コンテンツの情報整理
(特に、会議で話されたことを議事録じゃなくて
各領域のフォルダまで落とし込んで管理するのが大事な気がする。
→議事録ベースで運用していると
「これ、どんな話になったんだっけ」は多々ある。
領域/小分類ごとに決定事項どっかにまとめていきたい。
決定済みのことを再度議論してしまうのは最悪。)

 

 

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ご紹介

こんにちは、森一貴です。東京でコンサル経験後に福井県に移住。教育・まちづくりの分野で活動しています。ブログでは、教育・まちづくり・生き方などについて思索を書き溜めています。ご依頼等、お気軽にお声がけ下さい。


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■まちづくり:イベント・講座の実行支援や自主企画に取り組んでます
移住者として鯖江市「ゆるい移住」に参加し、現在は鯖江市の職人工房開放イベント「RENEW」の企画・実行支援を手がけています。他にもいくつか、新しい取り組みを形にすべく活動しています。

■ブログ:教育・まちづくり・生き方を中心に、ブログを書いてます。
主な記事は以下。
やりたいことなんかないけど、しあわせでいたい人の話」
東大でまちづくりを学んだけれど「まちづくり」が嫌いな私の思う「まちづくりの違和感」

将来に悩むみなさんへ

就活生の方や、転職活動をしている方、あるいはそうでなくとも、日々にもやもやとした思いを抱えているみなさんに、きっと役に立つだろう記事をピックアップしました。少しでも、みなさんのお役に立てたら幸せです。

やりたいことなんかないけど、しあわせでいたい人の話」
あなたに読んでほしい。「問題意識」と「やりたいこと」を切り離してほしいという、大事な記事です。
東大に入ればなんでもできると思っていたかつての私に向けて(外部サイト)

投稿者:

森 一貴

山形県出身、東京大学教養学部卒。コンサルティング企業にて勤務後、鯖江市ゆるい移住に参加。現在、考える力を伝えるプロジェクト「CUE」代表。